Pořádání eventů - Na co se musíme připravit?

4.5.2014, Komerční sdělení

Pořádání firemních eventů dokáže být nesmírně náročná práce. Zejména pokud jde o větší akci a jste na to sami. V takových případech je vhodné vybrat si nějakou eventovou agenturu, která vyřídí vše potřebné za vás a vy budete mít o mnoho starostí méně. Pojďme se ale podívat, co všechno obsahuje pořádání eventu.

Měsíc před akcí

Celé pořádání samozřejmě záleží na velikosti akce. Na drobné oslavě určitě netřeba tolik přípravy jak na velkém firemním večírku. Už měsíc před akcí je vhodné zvolit si účel. Proč vlastně chcete organizovat event? Jde vám o upevnění kolektivu ve firmě, o získání financí nebo je váš cíl oslavit nějakou událost tak, aby se všem pozvaným vryla do paměti?

Na eventový firmě je, aby zvážila co nejlepší rozpočet. Podujatie vás musí vyjít co nejlevnější ale nesmí ztratit na kvalitě. Musí se zvážit každá jedna věc. Je důležité být realistický od prvního dne aby se nestalo, že vás po eventu náklady nemile překvapí.

Dále se rozhoduje o čase a místě. Je to jedna z nejdůležitějších věcí na pořádání akce. Čas je důležitý, protože pokud se vybere nevhodný termín, nemusí přijít ani jen polovina pozvaných. Místo by zase mělo být snadno dostupné a ne příliš finančně náročné. Nesmí se zapomínat i na detaily jako například, zda je v blízkosti parkoviště, popřípadě zda se tam dá dostat i autobusem nebo vlakem.

V době akce

Den před eventem se musí zachovat chladná hlava. Agentura na eventy, kterou jste si vybrali dělá poslední úpravy. Tým se musí ujistit, že všechno sedí a probíhá tak, jak má, kontrolují se pozvánky a reakce. Někdy třeba pozvaným připomenout, že akce je již zítra. Divili byste se, kolik lidí na to zapomnělo . Mimo jiné se musí připravit seznam všech potřebných informací. Program musí být sepsán minuta po minutě, i když se vám ho určitě nepodaří dodržet přesně.

Těsně před zahájením akce je třeba ujistit, že je vše tam, kde má být . Všichni členové týmu jsou na místě, místnost je připravena na akci.

Během akce nezapomínejte na fotky! Pokud jste si neobjednali fotografa, vemte foťák a vyfoťte něco alespoň vy. Ať už kvůli památce, nebo abyste mohli zveřejnit na webovou stránku ve fotogalerii.

Organizování akci není jednoduchá věc. V případě že má člověk pevné nervy, dokáže to udělat sám. Pokud ale chcete, aby byl váš event dokonalý, neměli byste se bát investovat do agentury, která se tomu věnuje. Jsou to profesionálové a vyhnete se tomu, že vám akce přeroste přes hlavu. Každopádně si držte palce a snad budete při vašem prvním eventu úspěšní!

Přečtěte si také:

• Jak se připravit na grilovací párty s přáteli
• Jak vybrat světla do kuchyně?
• Počátky tisku v Čechách
• Jaké jídlo servírovat na večírku?
• EnteroZOO: akutní pomoc při kožních onemocněních
• Kastrace kočky: vše, co byste měli vědět
• Jak vybrat rodinnou dovolenou, kterou si užijí dospělí i děti
• Začala hlavní bleší sezóna. Víte, jak před nepříjemnými parazity chránit psy a kočky?
• Nevšední vánoční dárky 2017
• Chutná a zdravá španělská kuchyně